Juntada e desentranhamento de documentos

Entranhamento (Juntada) de documentos:

Deve ocorrer atendendo a alguns procedimentos mínimos de segurança, de forma que se possa prevenir e detectar a retirada indevida de documentos, ou a alteração de sua sequência. 

O funcionário que junta qualquer folha ao processo é responsável pela juntada e por isso, é obrigatório numerar e rubricar a folha ou folhas juntadas.

O despacho de juntada permite identificar o setor e o funcionário responsável pela juntada e deve ser feito no rodapé do verso da folha anterior à juntada dos documentos (modelo abaixo). A eventual falta de uma folha do processo ou protocolado pode ser motivo para punição administrativa. 

Modelo de Despacho de juntada / entranhamento de documentos

"Segue juntada das folhas de nº _____ à _____,

oficio nº _____________."

(Setor, data, assinatura e carimbo)

No Proteos: 

Importante: O setor que receber processo com folhas juntadas sem numeração, rubrica e despacho, ou ainda com outros tipos de irregularidades, salto ou repetição de números deve devolver à origem para a devida correção. 

Desentranhamento de documentos:

O desentranhamento é a retirada de um documento de um processo. Só pode ser realizado pelo setor de protocolo da unidade ou pelo protocolo da Reitoria, mediante pedido justificado do interessado e devidamente despachado por autoridade competente. 

O desentranhamento acontece quando é necessário a retirada de documento original para devolução à terceiros (com sua substituição por cópia autenticada pelo setor), a eliminação de cópias, a retirada de documentos juntados erroneamente ou a abertura de novos processos (nesse caso, não se faz a cópia de documentos). 

Tanto no despacho solicitante como no termo de desentranhamento devem constar: número de folhas a serem desentranhadas, motivo do desentranhamento e tipo do documento. O despacho deve ser feito tanto no processo físico quanto no Sistema Proteos.

Despacho de desentranhamento de documentos do processo

"Solicito o desentranhamento das folhas _________ a __________, 

tendo em vista ___________________________ (razão do desentranhamento)."

(Setor, data, assinatura e carimbo)

O processo que teve folhas retiradas conserva a numeração original, permanecendo vago o número de folhas correspondentes ao desentranhamento. A retirada de documentos de um processo sem prévia autorização pode ser objeto de apuração de responsabilidades.